주요 회사가 정보 액세스를 간소화하기 위해 엔터프라이즈 AI 보조원을 배치한다고 상상해보십시오. 3 개월 후, 일부 직원은 구식 정책을 적용하고 있음을 발견했습니다. 챗봇이 제공 한 답변으로 오인되었습니다. AI는 흔들리지 않는 권한과 말하지만 지식 기반에 묻힌 대체 된 문서에서 가져오고 있습니다.
불행히도, 이것은 너무 많은 공통 시나리오입니다. 최근 견인 센터 연구 이를 테스트 한 8 개의 AI 생성 검색 도구는 챗봇이 정보를 인용 할 때 60% 이상의 시간이 자신있게 잘못되었음을 발견했습니다. 더 많은 것에 관해서는,이 시스템은 불확실성을 거의 표현하지 못했습니다. AI 도구는 사용자에게 소스를 안내하는 기존 검색 엔진과 달리 정보 자체를 재 포장하여 잠재적으로 잘못된 데이터 또는 통찰력을 전파합니다. 테스트에 따르면 프리미엄 서비스는 때때로 무료 서비스보다 더 나빠진 것으로 나타났습니다.
조직이 AI 챗봇과 보조원을 출시함에 따라 인공 지능이 기존 정보 관리 문제를 증폭 시킨다는 것을 발견하고 있습니다. 이러한 기술을 배치하기 위해 기업의 돌진은 종종 중요한 단계를 우회하여 이러한 시스템에 액세스 할 수있는 정보의 품질과 거버넌스를 안정시킵니다. AI는 생산성 향상과 경쟁 우위를 약속하지만 조직 전체에 잘못된 정보를 배포하기위한 정교한 메커니즘이 될 수 있습니다.
AI 챗봇은 자연어로 정보를 찾고 제시하는 데 탁월합니다. 그러나 유효하고 최신 콘텐츠와 구식, 쓸모 없거나 잘못된 정보를 구별 할 수있는 능력이 부족합니다. AI는 절대적인 확실성으로 자신있게 잘못된 답변을 전달할 수 있으므로 비용이 많이 드는 비즈니스 위험이 발생합니다.
이제 비즈니스가 챗봇에 의존하여 데이터베이스에서 중요한 정보를 가져 오는 경우 10 번 중 6 번이 발생한다고 상상해보십시오. AI Bonanza는 비즈니스 악몽으로 빠르게 변할 수 있습니다.
AI가 정보 관리가 열악한 경우
기존 검색 도구는 사용자에게 관련 결과 목록을 제공하여 가장 신뢰할 수있는 문서를 수동으로 평가할 수 있습니다. AI 챗봇반면에 직접 답변을 제공합니다. 이는 사용자가 여러 출처가있을 수 있다는 것을 알지 못할 수도 있으며, 그 중 일부는 구식 또는 부정확 할 수 있습니다.
실제로 발생하는 일은 다음과 같습니다. 재무 분석가는 다가오는 이사회 프레젠테이션을위한 최신 분기 예측이 필요합니다. 기존 시스템에서 검색은 현재 예측, 지난 분기 보고서, 예비 초안 및 구식 예측 등 여러 문서를 반환합니다. 분석가는 필요한 권한 정보가 포함 된 문서를 즉시 식별 할 수 있습니다.
그러나 AI 보조원을 사용할 때 분석가는 단순히“2 분기 수익 예측은 무엇입니까?”라고 묻습니다. AI는 정확한 그림과 상세한 분석으로 응답하지만 실제로이 데이터를 나중에 개정 된 구식 초안에서 가져 왔습니다. 자신감있는 프레젠테이션을 신뢰하는 분석가는 이사회 자료에 이러한 잘못된 수치를 포함하여 잠재적으로 잘못된 전략적 결정을 내릴 수 있습니다.
이것은 회사가 적절한 거버넌스를 구현하지 못하면 문서 관리 문제를 해결하는 대신 AI가 실제로이를 악화시킬 수있는 방법입니다.
적절한 정보 거버넌스가 없으면 AI 시스템은 문서 혼란을 해결하지 않습니다.
AI 문서 에이전트는 실제로 작동합니다
문서는 비즈니스 결정을 유도합니다. 직원이 정확한 정보를 빨리 찾을 수 있으면 회사가 더 빨리 움직입니다. 그들이 할 수 없을 때, 생산성은 어려움을 겪고 기회가 놓치고 값 비싼 실수가 발생할 수 있습니다.
AI 문서 도구는 구체적인 결과로 특정 문제를 해결합니다. 법무 팀이 시간이 걸린 계약 검토는 이제 몇 시간 안에 발생합니다. 고객 서비스 담당자는 몇 분 대신 몇 초 안에 정확한 정책 세부 정보를 찾습니다. 재무 팀은 수동으로 숫자를 입력하지 않고 자동으로 수천 개의 송장에서 데이터를 추출합니다.
사람들이 정보를 사냥하는 데 시간을 덜 보내면 정보를 사용하는 데 더 많은 시간을 소비합니다. 팀은 완전한 정보가 있기 때문에 더 나은 결정을 내립니다. 문서 처리를 기다리지 않기 때문에 더 빨리 반응합니다. 그들은 인간 검토 자들이 결코 연결하지 않을 수천 개의 문서에서 패턴을 식별합니다.
AI 문서 시스템은 사람과 필요한 정보 간의 장벽을 제거하여 직원이 파일을 검색하는 대신 고가의 작업에 집중할 수 있습니다.
타임 싱크에서 전략적 자산까지 – 치료 가능한 결과
AI 기반 문서 시스템은 구체적인 수익을 제공합니다. 이러한 도구를 구현하는 조직은 다음과 같은 특정 개선 사항을보고합니다.
- 당신의 팀은 시간을 되 찾습니다. 비즈니스를 운영하는 분석가, 관리자 및 전문가 인 실제 사람들은 AI가 한때 하루의 시간을 소비 한 문서 드루 게리를 처리함에 따라 근무 시간의 상당 부분을 되찾고 있습니다. 이것은 단지 효율성 측정 항목에 관한 것이 아닙니다. 창의적인 문제 해결, 관계 구축 및 전략적 사고, 즉 비즈니스를 진정으로 이끌어주는 독특한 인간 요소와 같은 일에 사람들에게 사람들에게 시간을 돌려주는 것입니다.
- 운영 비용은 품질을 희생하지 않고 줄어 듭니다. 오류가 적고, 재 작업이 적고, 처리 시간이 급격히 빠르기 때문에, 조직은 법률, 재무 및 규정 준수와 같은 문서가없는 부서의 비용 절감을보고 있습니다.
- 일관성은 예외가 아닌 표준이됩니다. 문서를 처리 한 사람에 따라 문서가 처리되는 방식에 더 이상 변형되지 않습니다. 조직은 여러 부서에서 10 개의 문서를 처리하든 1 만 명을 처리하든 신뢰할 수 있고 일관된 결과를 얻습니다.
- 준수는 끊임없는 걱정에서 백그라운드 프로세스로 이동합니다. 명확한 감사 트레일, 자동 정책 시행 및 사전 규제 준수 점검을 통해 인간의 감독없이 규제 요구 사항이 충족되도록합니다.
- 문서 리포지토리는 코스트 센터에서 전략 자산으로 전환합니다. AI는 그렇지 않으면 표면 연결 및 통찰력을 묻어 문서 아카이브를 귀중한 비즈니스 인텔리전스 및 경쟁 우위로 바꾸는 데 도움이됩니다.
- 확장 성은 원활하게됩니다. 조직은 문서량이 갑자기 급증 할 때 비상 채용 또는 예산 위기의 일반적인 과제없이 비즈니스 확장과 함께 문서 처리 기능을 늘릴 수 있습니다.
비즈니스 정보의 새로운 장
현대 문서 관리의 영향은 효율성 지표를 넘어선 것입니다. 임계 계약 조항을 검색하거나 승인을 기다리는 데 시간을 보낸 사람에게 질문하십시오. 일일 작업의 차이는 상당합니다.
AI 문서 에이전트는 우리가 정보를 사용하여 작업하고 의사 소통하고 조직 내외부의 사람들에게 영향을 미치는 결정을 바꾸고 있습니다. 이러한 변화가 일자리를 제거하거나 기술로서 작업을 제거 할 것인지 (일반적으로 기술로서) 볼 수 있도록 재정의 할 것인지. 그러나 비즈니스가 정보를 처리하는 방식은 이미 근본적으로 변화하고 있습니다.
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